Terkadang kita mengalami kesulitan menemukan file-file yang ingin
diakses karena lupa disimpan di folder mana, sudah mencarinya dari folder satu
ke folder lainnya tapi tidak menemukannya, bisa jadi file yang dicari hilang
atau sudah terhapus. Di Windows tersedia Windows Search untuk mencari file tapi
menggunakan Windows Search harus mengetahui nama/sebagian nama file tersebut,
tapi terkadang kita lupa nama file yang dimaksud.
Cara yang paling tepat adalah dengan mengatur file dan folder di
Windows Explorer. Windows Explorer sama seperti meja kerja, jika meja kerja
berantakan maka akan kesulitan menemukan file yang diinginkan. Tentunya kita
tidak ingin menghabiskan waktu hanya untuk mencari sebuah file bukan?
Berikut tips mengatur file dan
folder di komputer agar menjadi lebih rapi dan teratur:
1.
Gunakanlah folder dan fitur Library
Sebagai contoh,
jika di flash disk semua file disimpan tidak menggunakan folder tentunya akan
sulit mencari suatu file karena tidak rapi dan tidak teratur, untuk itu
gunakanlah folder. Dengan menggunakan folder kita bisa melakukan kategorisasi
terhadap file, misalnya untuk gambar-gambar bisa disimpan di folder
"Gambarku", untuk aplikasi atau software bisa disimpan di folder
"Softwareku". Sehingga ketika kita ingin mencari file itu bisa
dilihat melalui folder tersebut.
Di Windows
sudah tersedia Library yang memungkinkan untuk menyimpan file. Pastikan semua
file dan folder yang dimasukkan ke library sesuai dengan nama library tersebut,
misalnya anda folder library bernama "My Music" maka pastikan hanya
file audio dan musik saja yang dimasukkan. Sedangkan file lainnya disimpan
sesuai dengan jenis file tersebut.
2.
Aturlah menurut kategori
Salah satu cara
untuk mengatur file dan folder adalah menurut kategori atau jenisnya. Misalnya
anda memiliki file dokumen dari sekolah atau dari kuliah, Anda bisa melakukan
kategori file berdasarkan dari MS Word, MS PowerPoint, dan lain-lain. Jadi
selain file yang termasuk kategori tersebut, misal file musik, video, dan foto
tidak dimasukan dalam folder tersebut.
Adapun
contohnya seperti pada gambar di bawah:
3.
Tidak menggunakan subfolder terlalu banyak
Subfolder
sangat penting untuk mengorganisir file. Buatlah struktur folder yang dapat
dikembangkan. Contoh cara membuat subfolder misalnya untuk file pekerjaan anda,
buatlah sebuah folder di 'My Documents' dengan nama pekerjaan, folder proyek kerja di bawah
folder nama pekerjaan, lalu folder nama proyek di bawah folder proyek kerja, dan begitulah seterusnya.
Namun jumlah
subfolder yang dibuat janganlah terlalu banyak dan bertele-tele karena akan
memakan waktu juga nantinya dalam mencari suatu file di subfolder yang banyak.
Jika ingin memiliki folder yang mudah diakses diakses buatlah folder tersebut
satu atau dua tingkat folder saja seperti pada contoh di bawah ini:
4.
Gunakan nama pendek/singkat dan konsisten
untuk penamaan file/folder
Gunakanlah nama
folder yang pendek/singkat dan konsisten namun sedetail mungkin langsung
dimengerti isi dari folder tersebut. Dengan penamaan yang pendek namun tepat
maka file dapat dicari dengan mudah. Contoh: gunakan nama folder “Proyek” bukan
“File-File Proyek”. Lalu, di dalam folder Proyek, bisa dibuat folder lagi sesuai
kebutuhan.
5.
Menggunakan "Preview Pane"
Di Windows
Explorer, ada berbagai cara untuk melihat file. Dan juga, anda bisa mengurutkan
file menurut tanggal, nama, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan Preview Pane di Windows Explorer, melihat file
menjadi lebih mudah. Gunakanlah pilihan tampilan pilihan Details untuk melihat
file secara keseluruhan.
Berikut contoh
Preview Pane ketika menggunakan file gambar
Berikut Preview
Pane ketika menggunakan file PDF
Sekarang ini saatnya merapikan
file-file di komputer yang berantakan, file-file yang sudah tidak diperlukan
bisa dihapus untuk mengurangi kuota
harddisk yang terpakai, yang masih diperlukan bisa masukkan ke dalam
folder dengan nama yang sesuai. Cek
kembali nama-nama file tersebut jika ada nama file yang sulit untuk diingat
maka ubahlah dengan nama file yang mudah untuk diingat.
Selamat merapikan file J.
Demikian informasi ini kami sampaikan semoga bisa bermanfaat.
